Det er fullt mulig å sette opp en ny e-postklient uten å miste oversikten over gamle meldinger, mapper og kontoer. Det viktigste er å gjøre det i riktig rekkefølge. I denne veiledningen går vi gjennom hva du bør sjekke før du starter, hvilke valg som er tryggest, og hvordan du får eksisterende e-postkontoer inn i for eksempel Outlook, Apple Mail eller Thunderbird.
Mange er mest redde for én ting, at e-post skal forsvinne. Det skjer oftest når en gammel konto er satt opp med POP i stedet for IMAP, eller når man legger inn ny konto uten å kontrollere serverinnstillinger og passord først. Heldigvis er dette mulig å unngå.
Før du setter opp en ny e-postklient
Før du begynner, anbefaler vi at du samler dette:
- hele e-postadressen du skal bruke
- passord, eventuelt app-passord dersom leverandøren krever det
- navn på innkommende server (IMAP)
- navn på utgående server (SMTP)
- portnummer og krav til kryptering
- informasjon om du bruker IMAP, Exchange eller POP i dag
Dersom du er usikker på dette, kan du ofte finne opplysningene hos e-postleverandøren eller i innstillingene i det gamle e-postprogrammet.
Velg riktig type oppsett, IMAP er som regel tryggest
For de fleste privatpersoner og småbedrifter er IMAP det beste valget når du skal sette opp en eksisterende konto i et nytt program. Det betyr at e-posten synkroniseres mot serveren, slik at innboks, sendte elementer og mapper blir like på tvers av enheter.
POP fungerer annerledes. Da kan meldinger bli lastet ned lokalt til én maskin. Det kan skape problemer dersom du bytter PC, setter opp ny klient eller forventer at gamle meldinger automatisk dukker opp på alle enheter.
Dersom du i dag bruker POP, bør du være ekstra forsiktig. Da kan deler av e-posten din ligge lokalt i det gamle programmet og ikke på serveren.
Slik setter du opp den nye e-postklienten
- Åpne det nye e-postprogrammet
Start Outlook, Apple Mail, Thunderbird eller et annet program du vil bruke. - Velg legg til konto
Se etter valg som Legg til konto, Add account eller Kontoer i innstillingene. - Skriv inn e-postadressen
Noen programmer finner riktige innstillinger automatisk. Hvis ikke, velger du manuelt oppsett. - Velg IMAP dersom du får valget
Dette er ofte det tryggeste når du vil beholde samme konto på flere enheter. - Legg inn serverinnstillinger
Her trenger du innkommende og utgående server, portnummer og kryptering. - Test sending og mottak
Send en testmail til deg selv og kontroller at nye meldinger kommer inn som de skal. - Kontroller mapper og gamle meldinger
Se etter innboks, sendt, arkiv, søppelpost og eventuelle egendefinerte mapper.
Hva du bør se etter på skjermen
Når kontoen er lagt til, bør du ikke stoppe bare fordi innboksen ser riktig ut. Sjekk også dette:
- om gamle mapper faktisk er synlige
- om sendte elementer havner i riktig mappe
- om utgående e-post fungerer uten feilmelding
- om riktig navn vises som avsender
- om signatur må legges inn på nytt
- om kalender og kontakter følger kontoen eller må settes opp separat
Dette er spesielt viktig hvis du går fra en eldre PC til en ny, eller fra ett e-postprogram til et annet.
Vanlige problemer når du bytter e-postprogram
Gamle meldinger mangler
Dette skyldes ofte at den gamle kontoen brukte POP, eller at synkroniseringen ikke er ferdig. Det kan også hende at gamle meldinger ligger i lokale mapper som ikke følger med automatisk.
Du kan motta e-post, men ikke sende
Da er det ofte SMTP-innstillingene som er feil. Feil port, manglende autentisering eller feil kryptering er vanlige årsaker.
Programmet ber om passord hele tiden
Det kan bety at passordet er feil, men også at leverandøren krever app-passord eller ekstra innlogging via tofaktor.
Mapper ser annerledes ut enn før
Noen programmer bruker andre navn på mapper enn du er vant til. Arkiv, sendt og utkast kan derfor ligge et litt annet sted, uten at noe nødvendigvis er borte.
Dersom du har brukt POP tidligere
Her er det lurt å gå rolig frem. Hvis den gamle kontoen har hentet e-post lokalt over lang tid, kan du ha viktige meldinger som bare finnes på den gamle maskinen. Vi anbefaler at du:
- tar backup av den gamle maskinen eller e-postfilen før du endrer noe
- ikke sletter den gamle kontoen med en gang
- sammenligner innholdet i gammel og ny klient før du rydder
- får hjelp dersom du er usikker på hva som faktisk ligger lokalt
Dette er ofte punktet som avgjør om overgangen blir enkel eller frustrerende.
Passer dette for fjernhjelp?
Ja, som regel. Oppsett av e-postkontoer, kontroll av serverinnstillinger og feilsøking av sending og mottak lar seg ofte løse med fjernhjelp. Det er også nyttig dersom du vil få satt opp samme konto på flere enheter uten å måtte prøve deg frem alene.
Har du flere små digitale ting som stadig dukker opp, for eksempel e-post på ny PC, skriveroppsett eller hjelp med trygg innlogging, kan Datahjelperne Pluss være relevant som en enkel løpende hjelp i hverdagen.
En kort sjekkliste etter oppsett
- Kommer nye e-poster inn?
- Får du sendt testmail uten feil?
- Ser du gamle mapper og gamle meldinger?
- Er riktig avsendernavn og signatur på plass?
- Fungerer kontoen også på mobil eller nettbrett dersom du bruker flere enheter?
Dersom du er berørt av manglende meldinger, gjentatte passordfeil eller usikkerhet rundt gamle lokale data, anbefaler vi at du stopper før du gjør flere endringer. Litt kontroll tidlig kan spare deg for mye rot senere.