Viktige dokumenter er ofte det siste man tenker på, helt til noe forsvinner. Det kan være kontrakter, skattedokumenter, bilder av kvitteringer, skolepapirer eller filer du trenger på kort varsel. Da holder det ikke alltid at filene ligger «i skyen». Du trenger en løsning som faktisk gjør det mulig å hente dem tilbake.
I denne veiledningen ser vi på hvilke løsninger som passer best for sikkerhetskopiering av viktige dokumenter, hva du bør se etter, og hvordan du setter opp en trygg løsning uten å gjøre det mer komplisert enn nødvendig.
Først, synkronisering er ikke alltid det samme som backup
Dette er en vanlig misforståelse. OneDrive, Google Drive, Dropbox og iCloud Drive er nyttige tjenester, men de er først og fremst laget for å holde filer oppdatert mellom enhetene dine. Hvis en fil blir slettet, overskrevet eller kryptert av skadevare, kan endringen også spre seg videre.
Derfor anbefaler vi å skille mellom to behov:
- Synkronisering, for enkel tilgang til dokumentene dine på flere enheter
- Backup, for å kunne gjenopprette en eldre eller trygg kopi når noe går galt
Den tryggeste løsningen er ofte en kombinasjon av begge.
Hva bør du se etter når du skal ta backup av dokumenter?
Når vi hjelper kunder med dette, ser vi spesielt etter disse punktene:
- Automatisk backup, så du slipper å huske det selv
- Versjonshistorikk, slik at du kan hente tilbake en eldre utgave av en fil
- Papirkurv eller gjenoppretting av slettede filer, i tilfelle noe blir fjernet ved et uhell
- Støtte for både PC og mobil, dersom du jobber på flere enheter
- Tofaktorautentisering, så kontoen er bedre beskyttet
- Enkel gjenoppretting, ikke bare enkel lagring
Det siste punktet er viktig. Mange løsninger er enkle å bruke til daglig, men langt mindre enkle når du faktisk må hente tilbake filer.
Vår anbefaling, bruk 3-2-1-prinsippet
Hvis dokumentene dine er viktige, anbefaler vi fortsatt en enkel versjon av 3-2-1-regelen:
- Ha 3 kopier av de viktigste filene
- Bruk 2 forskjellige lagringsmåter, for eksempel sky og ekstern disk
- Ha 1 kopi et annet sted, slik at du er tryggere ved tyveri, brann eller maskinfeil hjemme
Det trenger ikke være avansert. For mange holder det godt å ha originalfilene på PC-en, en kopi i en skyløsning og en ekstra kopi på en ekstern SSD.
Hvilke løsninger passer best?
1. For deg som vil ha enkel backup av dokumentmapper
Hvis du bruker Windows og lagrer mye i Dokumenter, Skrivebord eller Bilder, er OneDrive ofte et naturlig sted å starte. For mange er dette enkelt å komme i gang med, og versjonshistorikk kan være nyttig hvis en fil blir endret eller overskrevet.
Bruker du Google-konto til mye av arbeidet ditt, kan Google Drive være et greit alternativ. For Apple-brukere kan iCloud Drive være praktisk i hverdagen, særlig hvis du jobber på Mac, iPhone og iPad.
Dette er gode løsninger for tilgjengelighet, men vi anbefaler fortsatt en ekstra kopi utenfor den vanlige synken.
2. For deg som vil ha en mer robust backup
Hvis dokumentene dine er ekstra viktige, for eksempel regnskap, kundedata, kontrakter eller langvarig prosjektarbeid, er det lurt å kombinere skylagring med en mer dedikert backup-løsning eller fast kopi til ekstern disk.
Det viktigste er ikke nødvendigvis hvilket merkenavn du velger. Det viktigste er at løsningen:
- kjører automatisk
- tar vare på eldre versjoner
- lar deg hente tilbake filer raskt
- ikke er avhengig av bare én enhet eller én konto
3. For småbedrifter og hjemmekontor
Hvis flere personer jobber i de samme dokumentene, øker behovet for ryddighet. Da anbefaler vi ofte å samle dokumentene i én hovedløsning, bruke tydelige mapper, og i tillegg sørge for en separat backup av de viktigste filene.
Det gir bedre kontroll hvis noen sletter feil fil, endrer noe de ikke skulle, eller en PC plutselig slutter å virke.
Slik setter du opp en trygg løsning i praksis
- Samle viktige dokumenter i noen få faste mapper i stedet for å ha dem spredt overalt.
- Velg én skyløsning du faktisk kommer til å bruke, for eksempel OneDrive, Google Drive eller iCloud Drive.
- Slå på automatisk synk eller backup for de viktigste mappene.
- Ta i tillegg kopi til en ekstern disk med jevne mellomrom.
- Test gjenoppretting ved å hente tilbake én fil, så du vet at løsningen fungerer.
- Bruk tofaktorautentisering på kontoen som lagrer filene dine.
Dette er ofte mer enn godt nok for privatpersoner, og et veldig godt utgangspunkt for små virksomheter.
Vanlige feil vi ser
- Alle viktige filer ligger bare på én PC
- Man tror synkronisering alene er full backup
- Ekstern disk finnes, men blir nesten aldri oppdatert
- Ingen har testet om filer faktisk kan gjenopprettes
- Viktige dokumenter ligger spredt i nedlastinger, e-post og tilfeldige mapper
Det er ikke nødvendigvis vanskelig å rydde opp i dette, men det blir mye mer stress når problemet allerede har oppstått.
Når Datahjelperne Pluss kan være nyttig
Hvis du vil ha hjelp til å velge riktig løsning, rydde i mapper eller kontrollere at backup faktisk er satt opp riktig, kan Datahjelperne Pluss være nyttig. Det passer særlig godt for deg som har mange viktige dokumenter, jobber hjemmefra, eller bare vil være trygg på at filene dine ikke forsvinner ved neste feil.
Oppsummering
Den beste sikkerhetskopieringen av viktige dokumenter er den som faktisk går av seg selv, er enkel å gjenopprette fra, og ikke er avhengig av bare ett sted. Vi anbefaler som regel en kombinasjon av skylagring, versjonshistorikk og en ekstra kopi på ekstern disk.
Hvis du er usikker, start enkelt. Det viktigste er å komme i gang før du trenger filene tilbake.